GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
CONTEXTE
La protection des renseignements personnels est une priorité pour l’Association des directeurs généraux des MRC du Québec (ADGMRCQ).
Dans le cadre de ses opérations, l’ADGMRCQ recueille et traite des renseignements personnels de ses membres, ses partenaires et ses employés. En tant qu’organisation, elle a le devoir et la responsabilité d’assurer la protection des renseignements personnels acquis.
Dans le cadre de cette politique, le terme « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Toutefois, les informations liées à la fonction d’une personne au sein d’une organisation : nom, titre, fonction, adresse professionnelle, courriel professionnel, numéro de téléphone au travail, ne sont pas des renseignements personnels au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
La politique s’applique à tous les renseignements personnels détenus par l’ADGMRCQ, incluant ceux dont la conservation est assurée par un tiers, quel que soit le support sur lequel ils sont conservés, et ce, de leur collecte à leur destruction.
UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’ADGMRCQ s’engage à protéger vos données personnelles et votre vie privée. Nous n’utilisons les renseignements personnels que vous nous communiquez que pour remplir vos demandes et communiquer avec vous.
Les données personnelles et confidentielles que vous nous confiez sont utilisées pour vous offrir des services aux membres, pour vous contacter ainsi que pour procéder à la compilation des statistiques de travail pour aider les membres dans leurs fonctions.
CONSENTEMENT
L’ADGMRCQ s’assure que les renseignements personnels qui sont collectés soient utilisés ou communiqués aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquelles la personne concernée a consenti, à moins d’exceptions prévues par la Loi.
L’ADGMRCQ s’assure également de limiter l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes ayant la qualité pour les recevoir lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
L’ADGMRCQ s’assure d’obtenir votre consentement en vous informant préalablement des éléments suivants :
- Des finalités pour lesquelles ses renseignements personnels seront recueillis;
- Des différents moyens par lesquels ils seront recueillis;
- De son droit d’accès à ses renseignements personnels, de son droit de les rectifier;
- Du nom des tiers à qui ils sont communiqués;
- De son droit de retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.
L’ADGMRCQ s’assure également d’obtenir un consentement approprié en fonction de la nature du renseignement personnel qu’il recueille et de l’utilisation qui en est faite.
Dans certains cas, il ne sera peut-être pas possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels pour la gestion et l’administration de nos services sans mettre fin à votre relation avec l’ADGMRCQ.
Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section Responsable de la protection des renseignements personnels.
LA PROTECTION DE VOS DONNÉES CONFIDENTIELLES
Nous respectons les mesures de sécurité en ce qui a trait à l’archivage et à la divulgation des informations que vous nous avez transmises, afin d’éviter tout accès non autorisé. De ce fait, il est possible que nous vous demandions de nouveau de prouver votre identité avant de vous livrer des informations confidentielles ou de les modifier à votre demande.
Même si l’ADGMRCQ applique les mesures de sécurité requises pour protéger adéquatement vos renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte à un niveau minimum, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir totalement que vos renseignements personnels ne seront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section Responsable de la protection des renseignements personnels.
COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES
L’ADGMRCQ utilise une plateforme de service marketing pour effectuer des envois.
Le fait de fournir votre adresse courriel nous permet de vous envoyer des communications électroniques en lien avec votre travail. Si vous ne voulez plus recevoir nos communications, il vous suffit de vous désabonner en cliquant sur le lien prévu à cet effet dans l’envoi électronique.
CONDITIONS D’UTILISATION
Le site Internet de l’ADGMRCQ permet de présenter des services à l’utilisateur. L’ADGMRCQ se réserve le droit de modifier, d’ajouter ou de supprimer toute information ou tout élément de ce site, à tout moment et pour toute raison.
COPYRIGHT ET DROITS
Tous les textes du site, logos, formations, capsules vidéo, concepts, graphiques, images, sons, informations, documents et autres, ainsi que la sélection, l’arrangement et l’affichage de ceux-ci, demeurent la propriété exclusive de l’ADGMRCQ et/ou de ses membres et ses partenaires.
Par la présente, l’ADGMRCQ autorise à regarder, à télécharger, à s’inscrire aux activités et à imprimer les documents qui sont disponibles sur ce site à la condition expresse que ces documents ne soient utilisés qu’à des fins professionnelles, dans un but non commercial, qu’ils ne soient ni modifiés ni redistribués et que tout copyright, marque de commerce, marque de service ou autre avis de propriété soit reproduit tel qu’il apparaît dans ces documents. Toute personne qui désire obtenir l’autorisation d’utiliser des éléments protégés par la Loi, marque de commerce ou marque de service doit impérativement en faire la demande à l’Association au préalable.
AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ
L’ADGMRCQ déploiera tous les efforts nécessaires pour fournir des renseignements valables sur ce site, mais ne peut garantir que les renseignements fournis sont sans erreurs, à jour, justes ou complets. Tout élément fournit sur ce site l’est « tel quel ». Tout avis, document, renseignement ou mention émis ne constitue pas un avis juridique.
L’ADGMRCQ rejette toute garantie, formelle ou implicite, par rapport à celui-ci. En aucune circonstance, l’ADGMRCQ, ses dirigeants, ses administrateurs, ses employés, ne seront responsables, directement ou indirectement, de quelque dommage direct, indirect, consécutif, dissuasif, spécial ou de tout autre dommage : perte de données, de revenus ou de profits, perte ou dommage à la propriété ou revendications de tierce partie survenant ou en relation avec l’usage de ce site Web et son contenu ou de tout autre site Web accessible par hyperlien.
COMMUNICATIONS AUX VISITEURS
Tout commentaire, réaction, information ou élément soumis à l’ADGMRCQ, par l’entremise de son site Web, en association avec ce dernier ou par les adresses courriel des employés, sera considéré comme étant non confidentiel. En soumettant des commentaires, réactions, informations ou éléments, vous reconnaissez le fait que l’ADGMRCQ est libre d’utiliser le contenu de toute communication, sans restriction aucune et sans obligation d’une quelconque rétribution de sa part. L’ADGMRCQ n’accepte ni idée, ni travail, ni élément non sollicité. Dans ces circonstances, vous admettez que vous êtes le seul responsable du risque encouru quant à l’usage qui pourrait être fait de toute idée, tout travail ou tout élément ainsi distribué par vous.
LES TÉMOINS
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Une bannière vous informe de l’utilisation de témoins sur le site de l’Association (www.adgmrcq.ca). Vous avez donc la possibilité de donner ou non votre consentement pour les témoins non essentiels.
LIEN EXTERNE
L’ADGMRCQ présente dans son site Internet et dans ses infolettres des hyperliens et des références vers d’autres sites. Ces hyperliens n’étant pas sous son contrôle, l’ADGMRCQ ne peut être tenue responsable du contenu de quelque site Web que ce soit, lié au sien par un hyperlien. Le fait d’inclure des hyperliens sur son site ne constitue pas une garantie, une approbation des contenus, un endossement ou une confirmation de pratiques relatives à la vie privée des tiers.
TRANSMISSION DE VOS COORDONNÉES PERSONNELLES À DES TIERS
L’ADGMRCQ s’engage à ne pas divulguer ni commercialiser à des tiers vos renseignements personnels sauf aux termes d’une contrainte légale.
VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
À tout moment, vous pouvez consulter, modifier ou demander de retirer toutes vos données confidentielles en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont publiées ci-dessous.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La fonction de Responsable de la protection des renseignements personnels de l’ADGMRCQ a été attribuée et ce dernier peut être contacté aux coordonnées suivantes :
Joffrey Bouchard, président de l’ADGMRCQ
400, boulevard Jean-Lesage Hall Est, bureau 535
Québec (Québec) G1K 8W1
(450) 589-2288
bouchardj@mrclassomption.qc.ca
L’ADGMRCQ se réserve le droit de modifier en tout temps sa politique de confidentialité.
