Données processus de gestion des séances

[Alexandre Bourdeau]

Bonjour,

Nous sommes à réfléchir à la mise en place d’un projet LEAN portant sur le processus de gestion des séances. Le processus débute lorsqu’un sommaire décisionnel est fait et se termine lorsque les suivis des séances sont faites.

Nous sommes à la recherche de données à ce sujet. Voici les indicateurs recherchés

Temps de cycle complet du montage des séances (Combien de temps votre équipe au greffe prend pour livrer le dossier aux élu.e.s)
Temps consacré à la finalisation du procès verbal
Nombre de personne impliqué dans ces processus
Temps consacré à l’archivage des séances
Autres données que vous jugerez pertinentes

J’aimerais aussi connaître vos bonnes partiques et logiciel que vous utiliser le cas échéant. Si vous avez des processus déjà mapper je suis preneur. Si vous avez d’autres informations ou documents à partager, je serai un homme heureux 😉

Au plaisir

[Peggy Lemieux]

Bonjour,

De notre côté, nous sommes également engagés dans une révision du processus de gestion des séances du conseil, avec une préoccupation centrale similaire à la vôtre : comment maintenir un haut niveau de qualité, de conformité et de rigueur décisionnelle tout en réduisant les délais, les efforts inutiles et la charge administrative.
Nous disposons d’un processus formellement établi, mais force est de constater qu’il est peu connu et donc peu appliqué de façon uniforme. Avant d’envisager des modifications ou des optimisations, nous avons choisi d’adopter une approche structurée et progressive :

1. Comprendre le processus réel tel qu’il est actuellement vécu;
2. Mesurer les délais, les efforts et les interventions à chacune des étapes;
3. Identifier les irritants, les sources de gaspillage et les écarts par rapport au processus attendu;
4. Prioriser les pistes d’amélioration à partir de données factuelles, en cohérence avec les exigences de gouvernance.

Cette démarche nous permettra ensuite de cibler des améliorations durables, tout en préservant la qualité des dossiers décisionnels et la conformité réglementaire.

Nous partageons votre intérêt pour les indicateurs que vous mentionnez (temps de cycle, nombre d’intervenants, finalisation des procès-verbaux, archivage, etc.) et nous sommes actuellement à l’étape de collecte et de structuration de ces données. Il nous fera plaisir d’échanger avec vous.

[Auteur]

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